Điều kiện, thủ tục, các vấn đề pháp lý cần chuẩn bị khi tách công ty

Theo quy định tại Điều 199 Luật Doanh nghiệp 2020 thì việc “Tách công ty” được quy định như sau:

“Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần có thể tách bằng cách chuyển một phần tài sản, quyền, nghĩa vụ, thành viên, cổ đông của công ty hiện có (sau đây gọi là công ty bị tách) để thành lập một hoặc một số công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần mới (sau đây gọi là công ty được tách) mà không chấm dứt tồn tại của công ty bị tách.

Công ty bị tách phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ, số lượng thành viên, cổ đông tương ứng với phần vốn góp, cổ phần và số lượng thành viên, cổ đông giảm xuống (nếu có); đồng thời đăng ký doanh nghiệp đối với các công ty được tách.”

Ví dụ: Công ty TNHH ABC chuyên sản xuất vật liệu xây dựng, trong quá trình mở rộng, một bộ phận “sản xuất gạch không nung” phát triển mạnh và muốn tách ra thành một pháp nhân độc lập để thu hút đầu tư riêng. ABC quyết định tách công ty theo quy định Luật Doanh nghiệp. Tuy nhiên, do không tìm hiểu kỹ và không được tư vấn pháp lý nên họ không lập biên bản xác định nghĩa vụ thuế và công nợ trước khi chuyển tài sản, dẫn đến tranh chấp giữa hai pháp nhân sau tách về quyền sở hữu máy móc và khách hàng cũ.

Tách công ty cần phải đảm bảo những gì?

Trước khi tiến hành, doanh nghiệp cần bảo đảm các điều kiện pháp lý sau:

1. Công ty bị tách đang hoạt động hợp pháp, không trong tình trạng bị đình chỉ, phá sản;

2. Có nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông (tùy loại hình doanh nghiệp) thông qua việc tách;

3. Phương án tách được lập bằng văn bản trong đó nêu rõ một số nội dung chính như sau:

– Danh sách công ty được tách;

– Phương thức chia tài sản, lao động, quyền và nghĩa vụ;

– Thời hạn và cách thức chuyển giao nghĩa vụ;

– Hợp đồng nguyên tắc giữa công ty bị tách và công ty mới.

4. Có báo cáo tài chính xác định giá trị phần tài sản, vốn và công nợ được chuyển sang công ty mới;

5. Đảm bảo quyền lợi người lao động theo Bộ luật Lao động và nghĩa vụ thuế với Nhà nước.

Quy trình thực hiện tách công ty gồm:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và thông qua phương án tách.

– Ban lãnh đạo công ty bị tách lập phương án tách trình Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông thông qua.

– Phương án phải được ít nhất 65% số phiếu tán thành (với công ty cổ phần) hoặc trên 50% vốn góp (với công ty TNHH).

Giai đoạn 2: Lập hồ sơ tách công ty. Hồ sơ bao gồm:

– Quyết định và biên bản họp về việc tách công ty;

– Phương án tách chi tiết;

– Điều lệ công ty bị tách và công ty mới;

– Danh sách thành viên/cổ đông;

– Báo cáo tài chính gần nhất;

– Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng tài sản được chuyển giao.

Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cho công ty mới

Công ty mới được thành lập nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký doanh nghiệp – Sở tài chính nơi đặt trụ sở chính.

Giai đoạn 4: Cập nhật thông tin của công ty bị tách

Sau khi công ty mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty bị tách phải đăng ký điều chỉnh nội dung vốn điều lệ, danh sách thành viên hoặc tỷ lệ sở hữu tương ứng phần đã chuyển giao.

Giai đoạn 5: Hoàn tất nghĩa vụ thuế và bàn giao tài sản gồm những nội dung chính như:

– Quyết toán thuế TNDN, VAT, TNCN liên quan đến tài sản chuyển giao;

– Ký biên bản bàn giao tài sản, lao động, hợp đồng kinh tế;

– Đăng ký thay đổi quyền sử dụng đất, sở hữu tài sản (nếu có).

Hồ sơ đề nghị thành lập công ty mới gồm:

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

– Điều lệ công ty;

– Danh sách thành viên/ cổ đông sáng lập; danh sách thành viên/ cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài;

– Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có);

– Bản sao các giấy tờ sau đây:

+/ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên/ cổ đông sáng lập và thành viên/ cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

+/ Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thnahf viên/ cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên/cổ đông sáng lập và thành viên/cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

+/ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Lưu ý: Trường hợp thành viên/cổ đông sáng lập và thành viên/ cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của thành viên/ cổ đông sáng lập và thành viên/ cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.

Những vấn đề cần lưu ý khi tách công ty.

Về nghĩa vụ thuế và kế toán: Việc chuyển giao tài sản giữa công ty bị tách và công ty mới có thể phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế trước bạ, và các nghĩa vụ thuế khác.

Ví dụ: Công ty TNHH XYZ khi tách bộ phận dịch vụ logistics thành pháp nhân mới đã không kê khai thuế giá trị tài sản chuyển giao (máy móc, phương tiện vận tải), sau đó bị truy thu và phạt hành chính hơn 500 triệu đồng.

Về hợp đồng và nghĩa vụ đang tồn tại: Mọi hợp đồng mà công ty bị tách đang thực hiện phải được rà soát kỹ. Nếu chuyển sang công ty mới, cần có văn bản đồng ý của bên thứ ba để tránh vi phạm hợp đồng.

Về quyền sử dụng đất và tài sản cố định: Theo quy định của pháp luật Luật Đất đai Việt Nam, việc chuyển quyền sử dụng đất sang công ty mới phải đăng ký biến động và nộp lệ phí trước bạ. Doanh nghiệp không được “chuyển ngầm” quyền sử dụng đất khi chưa hoàn tất thủ tục.

Về quyền lợi người lao động: Người lao động chuyển sang công ty mới phải được ký hợp đồng lao động mới hoặc phụ lục chuyển đổi đơn vị công tác. Việc không đảm bảo quyền lợi lao động là căn cứ để khởi kiện công ty bị tách.

Ưu điểm và nhược điểm của việc tách công ty.

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn nhiều thương vụ chia tách – sáp nhập, chúng tôi cho rằng một thương vụ tách công ty thành công không nằm ở việc nộp hồ sơ nhanh, mà ở việc chuẩn bị kỹ phương án pháp lý, thuế và nhân sự ngay từ đầu. Do đó, trước khi tiến hành tách công ty, Ban giám đốc cần:

– Tham vấn ý kiến luật sư chuyên về M&A và doanh nghiệp.

– Yêu cầu lập báo cáo tài chính riêng cho bộ phận tách ít nhất 6 tháng gần nhất.

– Thực hiện kiểm toán nội bộ và định giá tài sản.

– Lập danh mục hợp đồng cần chuyển giao và làm việc với đối tác để thống nhất điều chỉnh.

– Xây dựng kế hoạch nhân sự, chuyển đổi lao động, đăng ký bảo hiểm.

– Hoàn thiện hồ sơ pháp lý, thuế và kế toán trước khi nộp hồ sơ tách.

Tóm lại: Tách công ty là quy trình pháp lý phức tạp nhưng cần thiết đối với các doanh nghiệp có nhu cầu tái cấu trúc, mở rộng đầu tư hoặc phân tách hoạt động kinh doanh. Nếu được thực hiện đúng quy định pháp luật, đây là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.

Tuy nhiên, nếu thiếu sự chuẩn bị và tư vấn chuyên môn, tách công ty sẽ dẫn đến tranh chấp nội bộ, rủi ro thuế, và gián đoạn hoạt động. Do vậy, Ban giám đốc và bộ phận pháp chế cần phối hợp chặt chẽ với luật sư và kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo toàn bộ quy trình được thực hiện đúng pháp luật, hiệu quả và an toàn.